Facture

Une facture , un bordereau de frais ou un état de coûts est un document commercial qui comprend une liste détaillée des biens ou services fournis par un vendeur à un acheteur dans le cadre d'une transaction de vente, qui précise généralement le prix et les conditions de vente, les quantités, ainsi que les prix et conditions de vente convenus pour les produits ou services que le vendeur a fournis à l'acheteur.

Les conditions de paiement sont généralement indiquées sur la facture. Elles peuvent préciser un délai maximal de paiement et parfois proposer une réduction en cas de paiement anticipé. Il est possible que l'acheteur ait déjà réglé les produits ou services mentionnés sur la facture. Afin d'éviter toute confusion et les échanges inutiles entre l'acheteur et le vendeur, certains vendeurs indiquent clairement, en caractères majuscules, si la facture a déjà été payée.

Du point de vue du vendeur, une facture est une facture de vente . Du point de vue de l'acheteur, une facture est une facture d'achat . Le document mentionne l'acheteur et le vendeur, mais le terme « facture » ​​indique qu'une somme est due .

Les factures figurent parmi les toutes premières manifestations de documents écrits en Mésopotamie antique . La pratique de la facturation remonte aux civilisations anciennes. Il y a environ 5 000 ans, les marchands mésopotamiens utilisaient l’écriture cunéiforme sur des tablettes d’argile pour consigner les transactions commerciales, notamment les quantités, les prix et les parties impliquées. Ces documents servaient de contrats et de reçus. Dans l’Égypte antique , les transactions et les registres fiscaux étaient consignés sur des rouleaux de papyrus , constituant ainsi une méthode primitive de tenue de registres financiers. L’invention du papier en Chine vers 105 apr. J.-C. a facilité les progrès en matière de documentation, qui se sont ensuite répandus au Moyen-Orient et en Europe .

Au Moyen Âge , les marchands européens commencèrent à utiliser des factures manuscrites pour détailler leurs transactions commerciales, y consignant souvent des informations telles que les dates, la description des marchandises, les quantités et les prix. L'invention de l'imprimerie au XVe siècle permit la production de factures standardisées, contribuant ainsi à une documentation financière plus uniforme.

Au XIXe siècle, les factures imprimées se sont généralisées, les entreprises y intégrant des éléments tels que leur nom, leur adresse et leur logo. Les XXe et XXIe siècles ont vu la transition vers des systèmes de facturation numériques et automatisés, améliorant ainsi l'efficacité et les pratiques de tenue de registres.

Date 

Le format standard d'une facture commence par un en-tête où figure en évidence la mention « Facture ». Viennent ensuite les informations nécessaires au contexte de la transaction, telles que le nom, l'adresse et les coordonnées des parties concernées (par exemple, l'acheteur et le vendeur), ainsi que les dates importantes, notamment la date limite de paiement. Le corps de la facture présente la liste détaillée des biens ou services fournis, en précisant la description, le prix unitaire, la quantité et le prix total de chaque article. Les éléments financiers supplémentaires, comme les taxes , les frais de port et les remises, sont indiqués séparément et ajoutés au sous-total pour calculer le montant total dû. La facture se termine souvent par des mentions légales ou d'autres informations non incluses dans l'en-tête. Ce format structuré remplit diverses fonctions, notamment la facturation, la comptabilité, l'audit et, en cas de litige, constitue une preuve juridique pour le règlement des différends.

En-tête

• Le mot « facture »
• Logo du vendeur
• Numéro de facture
• Coordonnées du vendeur et de l'acheteur
• Date de facturation
• date d'échéance du paiement
• Informations sur la livraison
• Date d'envoi ou de livraison des biens ou du service ;
• conditions de crédit
• Numéro de bon de commande (ou numéros de suivi similaires demandés par l'acheteur et devant figurer sur la facture) ;

Corps

• Liste des biens/services
• Description du/des produit(s) ;
• Prix(s) unitaire(s) du/des produit(s), le cas échéant ;
• Total
• Montants des taxes, le cas échéant (par exemple, TPS ou TVA ) ;
• Réductions
• Frais d'expédition
• Montant total dû

Pied de page

• Détails de paiement (par exemple, en indiquant un ou plusieurs modes de paiement acceptables , et en précisant les frais de retard de paiement, etc.) ;
• conditions de crédit
• Informations fiscales ou d'immatriculation de l'entreprise du vendeur, le cas échéant, par exemple ABN pour les entreprises australiennes ou numéro de TVA pour les entreprises de l'UE ;
• Détails avancés (y compris le numéro du véhicule, le numéro LR, la date LR, le mode de transport , le poids net , le poids brut, le poids à vide, l'heure de départ, le type de fret, le nom du conducteur, le numéro de téléphone du conducteur, etc.)

Dans les pays où le virement bancaire est le mode de règlement privilégié des dettes, la facture imprimée comportera le numéro de compte bancaire du créancier et généralement un code de référence à transmettre avec la transaction pour identifier le payeur.

L’ Union européenne exige un numéro d’identification TVA pour les factures officielles, que toutes les entreprises assujetties à la TVA sont tenues d’émettre à leurs clients. Au Royaume-Uni, ce numéro peut être omis si la mention « ceci n’est pas une facture de TVA » figure sur la facture. Ce type de facture est appelé facture pro forma et ne saurait se substituer à une facture de TVA complète pour les clients assujettis à la TVA.

Au Canada, le numéro d’enregistrement aux fins de la TPS doit être fourni pour toutes les fournitures de plus de 30 $ effectuées par un fournisseur enregistré afin de réclamer les crédits de taxe sur les intrants.

Le Comité du commerce de la CEE-ONU fournit également des recommandations concernant les factures utilisées dans le commerce international , qui comprennent une description plus détaillée de l'aspect logistique des marchandises et peuvent donc s'avérer utiles pour les procédures logistiques et douanières internationales.

Il existe différents types de factures :

• Facture pro forma – En commerce international , une facture pro forma est un document attestant l'engagement du vendeur à fournir des marchandises spécifiées à l'acheteur à des prix déterminés. Elle sert souvent à déclarer la valeur en douane . Il ne s'agit pas d'une facture définitive ; par conséquent, le vendeur ne l'enregistre pascomme créance et l'acheteur ne l'enregistre pascomme dette .Le vendeur n'émet une facture pro forma qu'après accord des deux parties sur les conditions de la commande . Dans certains cas, unefacture pro forma est émise pour solliciter un acompte de l'acheteur, soit pour lancer la production, soit pour garantir la disponibilité des marchandises.
• Note de crédit - Si l'acheteur retourne la marchandise, le vendeur émet généralement une note de crédit d'un montant égal ou inférieur à celui de la facture, puis rembourse l'acheteur, ou ce dernier peut appliquer cette note de crédit à une autre facture.
• Facture commerciale – formulaire de déclaration en douane utilisé dans le commerce international qui décrit les parties impliquées dans l'opération d'expédition, les marchandises transportées et leur valeur. Il s'agit du document principal utilisé par les douanes, et il doit satisfaire à des exigences douanières spécifiques, telles que le numéro du Système harmonisé et le pays de fabrication. Il sert au calcul des droits de douane .
• Note de débit – Lorsqu’une entreprise ne règle pas une facture ou ne la règle que partiellement, il est courant d’émettre une note de débit pour le solde dû et les éventuelles pénalités de retard. Fonctionnellement, les notes de débit sont identiques aux factures.
• Facture d'autofacturation - Une facture d'autofacturation est utilisée lorsqu'un acheteur s'émet une facture à son propre nom (par exemple, en fonction des quantités consommées prélevées sur un stock géré par le fournisseur ). L'acheteur (c'est-à-dire l'émetteur) doit comptabiliser la facture comme une dette et le vendeur comme une créance. Si la vente est soumise à une taxe, telle que la TVA ou la TPS, l'acheteur et le vendeur devront peut-être ajuster leurs comptes fiscaux conformément à la législation en vigueur. Aux termes de l'article 224 de la directive européenne sur la TVA, l'autofacturation n'est autorisée que « sous réserve d'un accord préalable entre les deux parties et à condition qu'une procédure d'acceptation de chaque facture soit prévue » par le fournisseur. Un accord d'autofacturation prévoit généralement que le fournisseur ne puisse pas non plus émettre ses propres factures de vente.
• Règlement par accusé de réception (ERS) – L’ERS est un processus de paiement de biens et services à partir d’un bon de livraison plutôt que d’une facture distincte. Le bénéficiaire utilise les données du bon de livraison pour effectuer le paiement. « Dans une transaction ERS, le fournisseur expédie les marchandises sur la base d’un avis d’expédition anticipé (ASN), et l’acheteur, à réception , confirme l’existence d’un bon de commande ou d’un contrat correspondant, vérifie l’identité et la quantité des marchandises, puis paie le fournisseur. »
• Feuille de temps : Les factures de services horaires émises par des entreprises comme les cabinets d’avocats et de consultants s’appuient souvent sur une feuille de temps . Les sociétés de location de matériel avec opérateur peuvent également générer une facture basée sur une feuille de temps, laquelle facture combinera les frais calculés à partir du temps passé et les frais de location du matériel.
• Relevé de compte – Un relevé de compte client périodique comprend le solde d’ouverture, les factures, les paiements, les avoirs, les notes de débit et le solde de clôture du compte client pour une période donnée. Un relevé mensuel peut servir de facture récapitulative pour demander un paiement unique des frais mensuels accumulés.
• La facturation progressive permet d'obtenir un paiement partiel sur les contrats prolongés, notamment dans le secteur de la construction (voir le tableau des valeurs ).
• Au Japon , la facturation groupée est également appelée facturation mensuelle . Les entreprises japonaises ont souvent de nombreuses commandes de faible montant, en raison du système d'externalisation ( keiretsu ) ou de la nécessité de réduire la gestion des stocks ( kanban ). Afin de simplifier les tâches administratives, la facturation est généralement effectuée mensuellement.
• La facturation périodique, ou facturation récurrente, est une pratique courante dans le secteur de la location de matériel, y compris d'outillage. Une facture récurrente est une facture émise de manière cyclique pendant toute la durée du contrat de location. Par exemple, si vous louez une pelle mécanique du 1er janvier au 15 avril, avec une facturation mensuelle à terme échu, vous recevrez une facture fin janvier, une autre fin février, une autre fin mars et une facture finale de fin de location lors de la restitution du matériel. Le même principe s'applique en cas de facturation anticipée ou à une date fixe du mois.
• La facturation électronique ne se limite pas à la facturation EDI . Au sens large, la facturation électronique englobe l'EDI, les messages de facturation XML et d'autres formats tels que PDF . Historiquement, les formats PDF étaient exclus de cette définition car ils n'étaient pas lisibles par machine et les avantages liés au traitement des données ne pouvaient être exploités. Cependant, avec l'évolution des techniques d'extraction de données et la prise en compte croissante des enjeux environnementaux dans la justification de la mise en œuvre de la facturation électronique, d'autres formats sont désormais intégrés à cette définition.

Certaines factures ne sont plus au format papier, mais transmises électroniquement via Internet. Il reste toutefois courant d'imprimer les avis de paiement ou les factures électroniques afin de conserver des archives papier. Les normes de facturation électronique varient considérablement d'un pays à l'autre. Les normes d'échange de données informatisées (EDI), telles que la norme EDIFACT des Nations Unies, incluent des directives d'encodage des messages pour les factures électroniques. La norme EDIFACT est complétée par la norme UN/CEFACT, qui utilise la syntaxe ebXML pour la facturation intersectorielle.

La norme des Nations Unies pour les factures électroniques (« INVOIC ») comprend des codes standard pour la transmission des informations d'en-tête (communes à l'ensemble de la facture) et des codes pour la transmission des détails de chaque ligne (produits ou services). La norme « INVOIC » peut également être utilisée pour la transmission des avoirs et des notes de débit.

Au sein de l' Union européenne , la directive 2010/45/UE a été adoptée en 2010 afin de faciliter le développement de la facturation électronique dans tous les États membres. Cette législation prend en compte les différentes exigences en matière de TVA et de facturation internationale au sein de l'UE, et garantit l'authenticité et l'intégrité des factures transmises par voie électronique. On estime qu'en 2011, environ 5 millions d'entreprises de l'UE ont émis des factures électroniques.

Le format de message XML pour les factures électroniques est utilisé depuis la création du langage XML en 1998. La spécification d'intégration de l'Open Application Group (OAGIS) intègre la facturation depuis 2001. L'Open Applications Group (OAGi) collabore avec l'ONU/CEFACT et participe, avec ses membres, à la définition de nombreuses spécifications technologiques et méthodologiques. L'OAGi assure également la prise en charge de ces spécifications au sein d'OAGIS.

Deux normes basées sur XML sont actuellement en cours d'élaboration. La première est la facture intersectorielle développée par l'organisme de normalisation des Nations Unies, UN/CEFACT, et la seconde est le langage universel des affaires (UBL), publié par l'Organisation pour la promotion des normes d'information structurée (OASIS). L'utilisation de la facture UBL est courante, notamment dans le secteur public danois , premier pays à avoir rendu son usage obligatoire pour toutes les factures publiques. D'autres déploiements sont en cours dans les pays scandinaves dans le cadre du projet North European Subset. Des déploiements sont également en cours en Italie , en Espagne et aux Pays-Bas (UBL 2.0) , ainsi qu'au sein de la Commission européenne .

Les travaux relatifs aux normes européennes (NES) ont été transférés au Comité européen de normalisation (CEN), organisme de normalisation de l'Union européenne, et plus précisément à l'atelier CEN/BII, chargé des marchés publics en Europe. Ce travail a abouti à la publication de PEPPOL , qui permet la mise en œuvre de documents de passation de marchés publics dans différents pays européens.

Un accord a été conclu entre UBL et UN/CEFACT pour la convergence des deux normes de messages XML dans le but de fusionner les deux normes en une seule avant la fin de 2009, y compris la mise en place d'une voie de mise à niveau pour les implémentations commencées dans l'une ou l'autre norme.

UBL est le langage. PEPPOL est le système de transmission. Il s'agit d'un réseau mondial permettant aux entreprises et aux gouvernements d'échanger des factures en toute sécurité. Pas de courriels. Pas de pièces jointes. Uniquement une communication directe de système à système. Imaginez envoyer de l'argent via un réseau bancaire : c'est le principe de PEPPOL, mais pour les factures.

ISDOC est une norme développée en République tchèque comme format universel pour les factures électroniques. Le 16 octobre 2008, 14 entreprises et le gouvernement tchèque ont signé une déclaration s'engageant à utiliser ce format dans leurs produits dans un délai d'un an.

Après la mise en place de la taxe sur les produits et services (GST) en Inde, le concept de facturation électronique a été introduit pour les entreprises dont le chiffre d'affaires dépasse 5 crores de roupies à compter du 1er août 2023. Désormais, la déclaration des factures interentreprises (B2B) est obligatoire pour les catégories de contribuables notifiées.

Les organisations qui achètent des biens et des services disposent généralement d'une procédure d'approbation des paiements de factures basée sur la confirmation par un employé de la réception des biens ou des services.

En règle générale, lors du paiement d'une facture, un avis de paiement est envoyé au fournisseur pour l'informer que sa facture a été réglée.

On estime que le non-paiement et le retard de paiement des factures sont à l'origine de 25 % des faillites d'entreprises. Pour atténuer ce problème, la Commission européenne a introduit la directive relative aux retards de paiement, qui impose aux entreprises un délai de 60 jours pour régler leurs factures.