Partage des connaissances

Le partage des connaissances ou des compétences est une activité par laquelle des connaissances (informations, compétences ou expertises) sont échangées entre personnes, amis, pairs, familles, communautés (par exemple, Wikipédia), ou au sein d'organisations ou entre elles. Il établit un lien entre les connaissances individuelles et organisationnelles, améliorant ainsi les capacités d'absorption et d'innovation et conduisant à un avantage concurrentiel durable, tant pour les entreprises que pour les individus. Le partage des connaissances fait partie intégrante du processus de gestion des connaissances .

Outre le partage traditionnel des connaissances en face à face, les médias sociaux constituent un outil précieux de par leur commodité, leur efficacité et leur large diffusion. Les organisations reconnaissent que les connaissances représentent un atout immatériel essentiel pour créer et maintenir des avantages concurrentiels . Toutefois, la technologie n'est qu'un des nombreux facteurs influençant le partage des connaissances au sein des organisations, tels que la culture organisationnelle , la confiance et les incitations . Le partage des connaissances constitue un défi majeur en matière de gestion des connaissances, car certains employés hésitent à partager leurs connaissances avec le reste de l'organisation.

Dans le monde numérique, les sites web et les applications mobiles facilitent le partage de connaissances et de talents entre individus et/ou au sein d'équipes. Les individus peuvent ainsi facilement entrer en contact avec ceux qui souhaitent apprendre et partager leurs talents en vue d'une éventuelle reconnaissance.

Bien que la connaissance soit généralement considérée comme un objet, Dave Snowden a soutenu qu'il est plus pertinent de l'enseigner à la fois comme un flux et comme une chose. La connaissance en tant que flux peut être liée au concept de connaissance tacite. Si la difficulté du partage des connaissances réside dans leur transfert d'une entité à une autre, il peut s'avérer profitable pour les organisations de reconnaître ces difficultés et d'adopter de nouvelles stratégies de gestion des connaissances en conséquence .

Le partage des connaissances peut s'effectuer de différentes manières et à différents niveaux. La segmentation suivante met en lumière l'essence même du partage.

Le partage explicite des connaissances a lieu lorsque des connaissances explicites sont mises à disposition pour être partagées entre les entités. Ce partage peut être fructueux lorsque les critères suivants sont remplis :

• Articulation : le fournisseur de connaissances peut décrire l'information.
• Sensibilisation : le destinataire doit être conscient que des connaissances sont disponibles.
• Accès : le destinataire des connaissances peut accéder au fournisseur de connaissances.
• Recommandation : le corpus de connaissances doit être défini et différencié en différents thèmes ou domaines afin d’éviter la surcharge informationnelle et de faciliter l’accès aux ressources pertinentes. Les gestionnaires de connaissances sont souvent considérés comme des acteurs clés dans la création d’un système efficace de partage des connaissances.
• Exhaustivité : l’ approche holistique du partage des connaissances, sous la forme de connaissances gérées de manière centralisée et de connaissances autopubliées.

Le partage des connaissances tacites s'effectue par différents types de socialisation. Bien que les connaissances tacites soient difficiles à identifier et à codifier, les facteurs pertinents qui influencent leur partage comprennent :

• Les réseaux informels, tels que les interactions quotidiennes entre les personnes au sein d’un environnement défini (travail, école, domicile, etc.), transcendent les hiérarchies et les fonctions.
• La mise à disposition d’un espace où les gens peuvent s’engager dans des discussions non structurées ou non surveillées, favorisant ainsi les réseaux informels.
• Des pratiques de travail non structurées, moins structurées ou expérimentales qui encouragent la résolution créative de problèmes et le développement de réseaux sociaux .
• Une culture organisationnelle fondée sur la confiance. Cela encourage les employés à partager leurs connaissances.
• L’engagement organisationnel fort des employés et leur loyauté envers leurs employeurs favorisent le partage tacite des connaissances.

Le partage de connaissances intégré se produit lorsque les connaissances sont partagées par le biais de produits, de processus, de routines, etc., clairement définis. Ces connaissances peuvent être partagées de différentes manières, par exemple :

• Planification et débriefing de scénarios : fournir un espace structuré pour créer des scénarios possibles, suivi d'une discussion sur ce qui s'est passé et sur la façon dont cela aurait pu être différent.
• Formation en gestion.
• Transfert de connaissances : intégration délibérée de systèmes, processus, routines, etc., afin de combiner et de partager les connaissances pertinentes.

Plusieurs méthodes, formelles et informelles, prétendent faciliter le partage des connaissances au sein des organisations. Parmi celles-ci, on peut citer :

• Communautés de pratique : un groupe de personnes qui partagent un métier ou une profession ; prend généralement la forme de groupes de travail interorganisationnels ou transorganisationnels, sous des formes physiques, virtuelles ou mixtes
• Communautés d’intérêt : Réunion informelle et volontaire d’individus discutant régulièrement, dans de nombreux cas via un canal numérique défini
• Groupes de travail : Groupes axés sur les tâches qui peuvent inclure des équipes de projet ou des employés de différents départements, travaillant et partageant des connaissances ensemble en vue d'un objectif spécifique tel que le développement ou la production de produits
• Café des connaissances : une méthodologie pour mener des séances de partage de connaissances en utilisant une combinaison d'une grande assemblée et de petits groupes de discussion de 3 à 5 personnes, généralement autour de petites tables
• Techniques de leçons apprises : techniques permettant d'apprendre de ce qui s'est passé auparavant et de ce qui pourrait être amélioré la prochaine fois.
• Le mentorat est un moyen de partager un large éventail de connaissances, allant des valeurs techniques aux compétences techniques et opérationnelles. Grâce aux programmes de mentorat, il est possible de transmettre des normes comportementales tacites et des valeurs culturelles.
• Discussions : Partage informel, via des plateformes de messagerie instantanée . Les connaissances sont principalement accessibles en temps réel ou par recherche.
• Wikis : espaces numériques de collecte et de partage asynchrone des connaissances sur des sujets spécifiques. Les pages wiki sont liées entre les sujets pour former un réseau intuitif de connaissances accumulées, utilisant des catégories comme moyen d’organisation de l’information.
• Le storytelling : une manière informelle de partager des connaissances, où le détenteur du savoir partage des histoires vécues avec d'autres.
• Bases de connaissances partagées : Contenu organisé et partagé, contenant des informations et des connaissances. Elles peuvent prendre la forme de sites web, d’intranets, de bases de données, de lecteurs de fichiers, de modèles complets basés sur des relations probabilistes-causales [ de toute autre forme permettant l’accès au contenu par différentes personnes
• Cartes d'experts : listes ou réseaux organisés d'experts et de leurs expertises respectives. Permet un accès indirect aux connaissances (via l'expert).

Les systèmes de technologies de l'information (TI) sont des outils courants qui facilitent le partage et la gestion des connaissances. Leur rôle principal est d'aider les personnes à partager les connaissances via des plateformes communes et un stockage électronique , simplifiant ainsi l'accès à l'information et favorisant sa réutilisation économique. Les systèmes de TI peuvent assurer la codification, la personnalisation et la mise en place de référentiels électroniques d'information, et permettent aux personnes de se localiser et de communiquer directement. Avec une formation adéquate, les systèmes de TI peuvent faciliter l'acquisition, le stockage et la diffusion des connaissances au sein des organisations.

En théorie économique, le partage des connaissances a été étudié dans le domaine de l'organisation industrielle et celui de la théorie des contrats. En organisation industrielle , Bhattacharya, Glazer et Sappington (1992) ont souligné l'importance du partage des connaissances dans les coentreprises de recherche, dans un contexte de concurrence imparfaite . Dans le cadre de la théorie des contrats incomplets , Rosenkranz et Schmitz (1999, 2003) ont utilisé l'approche des droits de propriété de Grossman-Hart-Moore pour étudier l'influence de la structure de propriété sous-jacente sur le partage des connaissances

Le transfert de connaissances au sein des organisations, qu'il soit structuré ou non, est essentiel à leur fonctionnement quotidien. Toutefois, trouver le meilleur expert pour partager ses connaissances sur un sujet précis peut s'avérer difficile, notamment dans les grandes organisations. Par conséquent, une stratégie structurée de transfert de connaissances est indispensable à la réussite de l'organisation. Les grandes entreprises ont davantage tendance à investir dans la gestion des connaissances, même si des avantages concurrentiels sont obtenus quelle que soit la taille de l'organisation.

Dans un contexte organisationnel, le savoir tacite désigne le savoir que les êtres humains développent grâce à l'expérience acquise au fil des années. Actuellement, l'expérience et le savoir des employés sont considérés comme la ressource la plus importante et la plus précieuse que les organisations doivent protéger. Le savoir constitue un atout immatériel précieux pour créer et maintenir des avantages concurrentiels au sein des organisations. Plusieurs facteurs influencent le partage des connaissances dans les organisations, tels que la culture organisationnelle, la confiance, les incitations et la technologie. Au sein d'une organisation, cinq conditions distinctes de la culture organisationnelle ont un effet positif sur le partage des connaissances : la communication et la coordination entre les groupes, la confiance, le soutien de la direction, le système de récompenses et la transparence. Concernant la communication et la coordination entre les groupes, les organisations centralisées, dotées d'un style de gestion bureaucratique, peuvent entraver la création de nouvelles connaissances, tandis qu'une structure organisationnelle décentralisée et flexible favorise le partage des connaissances. Par ailleurs, l'internationalisation est cruciale pour la conformité. Dalkir (2005) affirme que l'internationalisation consiste à croire que « le comportement dicté par la norme est véritablement la bonne et la plus appropriée façon de se comporter » . Si la norme est de communiquer et de collaborer entre les équipes, il sera beaucoup plus facile pour les membres du groupe d'intérioriser ces valeurs et d'agir en conséquence.

Les facteurs favorisant le partage des connaissances sont liés à la fois aux ressources humaines et aux logiciels. Les activités de partage des connaissances sont généralement prises en charge par des systèmes de gestion des connaissances , une forme de technologie de l'information (TI) qui facilite et organise l'information au sein d'une entreprise ou d'une organisation. Le partage des connaissances dans les systèmes de gestion des connaissances peut être stimulé par des pratiques de gestion incitant à la responsabilisation. L'association de l'évaluation et de la récompense, en tant que pratique de gestion incitant à la responsabilisation, a été présentée comme un moyen efficace d'améliorer le partage des connaissances.

Le partage des connaissances peut parfois constituer un défi majeur dans le domaine de la gestion des connaissances. La difficulté du partage des connaissances réside dans le transfert de celles-ci d'une entité à une autre. Certains employés et chefs d'équipe ont tendance à se montrer réticents au partage de leurs connaissances pour des raisons (inter)personnelles, par exemple parce qu'ils considèrent le savoir comme leur propriété ; la notion de propriété devient donc primordiale. Les dirigeants et les superviseurs ont tendance à retenir l'information afin d'affirmer leur pouvoir et leur autorité sur leurs employés.

Pour contrer ce phénomène, il est essentiel de rassurer les individus quant à la reconnaissance de leurs contributions. Les superviseurs et les gestionnaires ont un rôle clé à jouer : ils doivent instaurer une culture d’entreprise qui encourage le partage des connaissances. Cependant, Dalkir (2005) a démontré que les individus sont le plus souvent récompensés pour leurs connaissances, et non pour ce qu’ils partagent. Lorsque le partage des connaissances est entravé, des conséquences négatives telles que l’isolement et la résistance aux idées nouvelles surviennent.

Il arrive que le problème réside dans le fait qu'une partie des connaissances d'un employé soit inconsciente, ce qui peut rendre difficile le partage d'informations. Pour favoriser le partage des connaissances et lever les obstacles à ce partage, la culture organisationnelle d'une entité doit encourager la découverte et l'innovation. Les membres qui se font confiance sont disposés à échanger des connaissances et souhaitent également s'enrichir de celles des autres membres. La culture nationale constitue aussi un frein fréquent au partage des connaissances, car elle influence fortement la manière dont les individus partagent leurs connaissances. Dans certaines cultures, tout est partagé, dans d'autres, le partage est limité à ce qui est demandé, et dans d'autres encore, le partage est interdit même si cela contribuerait à la réalisation d'objectifs communs.

La politologue Hélène Hatzfeld a souligné que les personnes qui possèdent des connaissances peuvent être réticentes à les partager lorsqu'elles ne sont pas sûres de leur propre expertise. Pour faciliter le partage des connaissances, des structures peuvent être conçues pour élever chacun au statut d'expert potentiel et le mettre plus à l'aise pour contribuer. Wikipédia est un exemple de système de ce type, auquel Hatzfeld attribue un succès mitigé à cet égard .

Pinho et al. (2012) ont réalisé une revue de littérature exhaustive sur les obstacles et les facteurs facilitant la gestion des connaissances. Les obstacles sont définis comme des freins à l'acquisition, à la création, au partage et au transfert des connaissances au sein des organisations et entre elles, pour des raisons individuelles, socio-organisationnelles ou technologiques. Les facteurs facilitants, quant à eux, sont considérés comme des éléments qui améliorent, stimulent ou favorisent la circulation des connaissances. Selon Maier et al. (2002), la compréhension du processus sous-jacent à la gestion des connaissances permet d'approfondir l'analyse des obstacles et des facteurs facilitants.