Dossier de fichiers

Un dossier (ou simplement un classeur ) est un type de dossier qui rassemble des documents pour les organiser et les protéger. Les dossiers sont généralement constitués d'une feuille de papier épais ou d'un autre matériau fin mais rigide, pliée en deux, et sont utilisés pour conserver des documents papier . Ils sont souvent utilisés en conjonction avec un classeur pour le stockage. Les dossiers peuvent facilement être achetés dans les magasins de fournitures de bureau .

Les dossiers sont généralement étiquetés en fonction de ce qu'ils contiennent. Les dossiers peuvent être étiquetés directement sur l'onglet avec un stylo ou un crayon . D'autres écrivent sur des étiquettes adhésives placées sur les onglets. Il existe également des étiqueteuses électroniques qui peuvent être utilisées pour fabriquer les étiquettes.

Les chemises de classement peuvent être fabriquées en plastique ou en papier. Si l'on utilise du papier, il est préférable qu'il soit fabriqué à partir de pâte à papier à fibres cellulosiques longues , comme le papier kraft ou le papier manille .

Les chemises de classement sont un outil organisationnel essentiel de la bureaucratie , de l'administration des affaires et de la gestion scientifique . La profession médicale , en particulier, fait un usage intensif de chemises de classement pour les dossiers individuels des patients, généralement rassemblés et prêts à être utilisés dans des rangées d'étagères de classement de classeurs par ordre alphabétique , et continue de le faire dans de nombreux cabinets malgré la migration continue vers les dossiers médicaux électroniques . Les chemises de classement sont également très répandues dans les systèmes de classement de la profession juridique .

L'élimination des dossiers papier et des dossiers utilisés pour les organiser est l'un des objectifs du bureau sans papier . L'imagerie des documents via un logiciel de capture de documents reste un processus fastidieux pour les documents d'archives ; les documents d'archives finissent souvent par être emballés dans des boîtes de banque remplies de dossiers dans des installations de stockage sécurisées, avec un temps de récupération de plusieurs heures à plusieurs jours.

Les chemises de classement sont d'autres termes utilisés pour désigner les chemises de classement, mais les chemises de classement sont un nom courant pour cet article aux États-Unis. Les chemises de Manille sont probablement les plus courantes, mais les chemises de classement se présentent sous de nombreuses formes différentes. Aux États-Unis, les formats lettre et légal sont courants.

La manière exacte de désigner ce type de dossier n'est pas très claire. Il n'existe pas de terme standard international. Le terme « dossier de classement » semble être celui qui domine le langage nord-américain, mais ne semble pas aussi courant dans d'autres pays. Comme indiqué, certains désignent les dossiers de classement simplement par des dossiers, mais en Amérique du Nord, cela prête à confusion car le terme « dossier » peut désigner plusieurs choses différentes. D'autres utilisent le terme « dossiers de Manille », mais cela prête à confusion car tous les dossiers de classement ne sont pas fabriqués en chanvre de Manille . Ce type de dossier est parfois appelé à tort « dossier vanille ».

Un autre type de dossier fréquemment utilisé est le dossier suspendu, qui possède des crochets aux quatre coins qui glissent sur un rail. Normalement, les dossiers suspendus sont utilisés pour classer un ou plusieurs dossiers en papier kraft, et il n'est pas courant de placer des feuilles volantes directement dans les dossiers suspendus. Lorsque certains documents doivent être récupérés, le ou les dossiers en papier kraft correspondants sont retirés du dossier suspendu. Le dossier suspendu lui-même est laissé à sa place sur les rails.

Parfois, le terme utilisé pour désigner un objet change en fonction de son contexte. Certains peuvent faire référence à des chemises de classement comme des dossiers lorsqu'elles sont utilisées pour le stockage. Par exemple, on peut dire : « Pourriez-vous me donner le dossier sur l'affaire Patterson ? » Ou quelqu'un peut dire : « Ces informations se trouvent dans les dossiers sur les demandes d'indemnisation d'assurance. » Chemise de classement ou simplement dossier semble être la façon dont beaucoup font référence à l'objet lorsqu'il est en cours d'achat ou ne contient pas encore de papier. Par exemple, quelqu'un peut dire : « Pourriez-vous me donner un dossier vide de la boîte ? J'ai besoin de créer un dossier sur la succession Thompson. » Ou quelqu'un peut dire : « Quand vous irez au magasin, pourriez-vous me donner des dossiers de format légal ? » Là encore, les meubles de bureau qui contiennent des documents papier sont invariablement appelés classeurs ou simplement classeurs, et jamais classeurs.

Les termes sont encore plus déformés dans leurs équivalents numériques. En informatique, le mot « dossier » (ou, dans certains cas, « dossier de fichiers ») est souvent utilisé comme synonyme de « répertoire », tandis que le mot « fichier » est universellement utilisé pour les éléments de données réels sur un disque (parfois appelés « documents », en particulier sur l' Apple Macintosh ). Dans les systèmes de type Unix , cela est résolu dans une certaine mesure par le credo « tout est un fichier » ; les dossiers ne sont eux-mêmes qu'un type particulier de fichier, et de nombreuses commandes (copier, supprimer, déplacer ou renommer) peuvent être exécutées sans savoir si le fichier identifie un dossier entier ou non.

Les chemises de classement peuvent contenir des onglets. Les onglets sont souvent utiles lorsque de nombreux fichiers sont stockés ensemble et qu'il faut pouvoir les différencier facilement. Les onglets peuvent se trouver sur le dessus des chemises (c'est courant dans les bureaux d'affaires) ou sur le côté (c'est courant dans les cabinets médicaux). La taille des onglets varie et est désignée en fonction de la taille de chaque onglet par rapport à la longueur totale du dossier. Ils peuvent être :

• Coupe droite . Il y a une longue languette.
• 1 ⁄ 3 de coupe. Il existe trois positions d'onglets, chacune représentant environ 1 ⁄ 3 de la longueur totale du dossier. Essentiellement, les onglets sont coupés pour être dans les positions gauche, centrale ou droite.
• Coupe 1 ⁄ 5. Similaire à la coupe 1 ⁄ 3 , sauf qu'il y a cinq positions d'onglets, chacune représentant 1 ⁄ 5 de la longueur totale du dossier.
• Coupe aux 2/5 . Il n'y a que deux positions d'onglets, la position droite et la position à droite du centre (ROC). La position ROC ressemble un peu à une position gauche, mais ne s'étend pas jusqu'à la fin du dossier car les onglets ne représentent que les 2/5 de lalongueur totale.
• 1 ⁄ 2 coupe. Il y a deux positions d'onglet, à gauche et à droite.

Les onglets pouvant être coupés dans différentes positions, la position de l'onglet peut également être indiquée. Par exemple, pour le style de coupe 1 ⁄ 3 , les dossiers avec des onglets dans la position la plus à droite sont considérés comme ayant un onglet en position numéro trois.