Logiciel de planification des employés

Les logiciels de planification des employés automatisent la création et la gestion des plannings . L'automatisation de la planification des employés accroît la productivité et permet aux entreprises employant du personnel horaire de réaffecter leurs ressources à des activités autres que la planification. Ces logiciels assurent généralement le suivi des congés (vacances , maladie , récupération) et alertent en cas de conflits d'horaires. Les données de planification accumulées au fil du temps peuvent être extraites pour la paie ou l'analyse des activités passées. Bien que les logiciels de planification des employés puissent ou non optimiser les plannings, ils gèrent et coordonnent les tâches. Les logiciels de planification actuels incluent souvent des applications mobiles. La planification mobile a permis d'accroître la productivité et d'éliminer les étapes inefficaces. Ces logiciels peuvent également inclure des fonctionnalités telles que le suivi et l'intégration des candidats, la gestion du temps et des présences, ainsi que la limitation automatique des heures supplémentaires. Ces fonctionnalités peuvent aider les entreprises à résoudre des problèmes comme la fidélisation des employés , la conformité au droit du travail et d'autres défis liés à la gestion des effectifs .

problème de la planification des infirmières , qui est NP-difficile . La complexité théorique de ce problème est un facteur important dans le développement de diverses solutions logicielles. En effet, les systèmes doivent prendre en compte de nombreuses configurations d'horaires possibles et affecter les employés à l'horaire approprié. L'optimisation de la planification vise en définitive à minimiser les coûts, mais elle requiert souvent une approche collaborative de la part de la direction plutôt qu'une dépendance exclusive au logiciel.

Transition vers un logiciel de planification des employés

Avant l'avènement des logiciels de planification du personnel, les entreprises utilisaient des supports physiques pour le suivi des heures et des horaires de travail de leurs employés. Cela a donné naissance à des formulaires de stockage de données qui, dans les années 80, sont devenus compatibles avec les programmes et logiciels informatiques. Cependant, ces formulaires ne permettaient pas de planifier les horaires des employés ; ils se contentaient de conserver une trace de leur semaine de travail, de leurs heures travaillées et de leurs horaires antérieurs. C'est ainsi qu'est né le concept de logiciel de planification du personnel, un système complet permettant de stocker et de suivre l'historique de travail des employés, ainsi que de planifier leur semaine de travail.

Cartes perforées

La première forme automatisée de planification et de gestion des heures de travail des employés fut la carte perforée . L'idée originale, créée par Basile Bouchon en 1725, consistait à contrôler un métier à tisser grâce à des perforations dans une bande de papier. Herman Hollerith perfectionna le système. IBM fabriqua et commercialisa divers appareils d'enregistrement unitaire pour la création, le tri et la tabulation de cartes perforées, même après son expansion dans le domaine des ordinateurs à la fin des années 1950. IBM fit de la technologie des cartes perforées un outil puissant pour le traitement des données d'entreprise et produisit une vaste gamme d'appareils d'enregistrement unitaire à usage général.

bande magnétique

Au cours des années 1960, la carte perforée a progressivement été remplacée comme principal support de stockage de données par la bande magnétique, avec l'arrivée d'ordinateurs plus performants. Mohawk Data Sciences a lancé un encodeur de bande magnétique en 1965, un système commercialisé comme alternative à la perforatrice, qui a connu un certain succès. Cependant, les cartes perforées sont restées couramment utilisées pour la saisie de données et la programmation jusqu'au milieu des années 1980, date à laquelle la combinaison du stockage sur disque magnétique à moindre coût et des terminaux interactifs abordables sur des mini-ordinateurs moins chers a rendu les cartes perforées obsolètes pour cet usage également. Leur influence perdure néanmoins à travers de nombreuses conventions et formats de fichiers standard.

Planification automatique et gestion intelligente des effectifs

Dans les années 2010, la généralisation des appareils mobiles et l'essor des réseaux 3G, 4G et 5G à travers le monde ont permis d'aborder la planification sous un angle nouveau. Au cours de la dernière décennie, de nombreuses solutions logicielles ont vu le jour afin de simplifier le quotidien des chefs d'entreprise et des gestionnaires.

Les premières solutions permettaient aux dirigeants de petites entreprises de planifier, de gérer et de communiquer avec leurs employés. Les solutions plus récentes offrent davantage de fonctionnalités, s'appuyant sur l'apprentissage automatique et reposant sur des technologies cloud de pointe.satisfaction des employés . En raison de l'évolution constante des environnements de travail, de nouveaux modèles et algorithmes doivent être créés afin de permettre la flexibilité nécessaire pour s'adapter aux besoins et aux exigences. Par exemple, lors de l'embauche d'un grand nombre de nouveaux employés, entraînant une augmentation des effectifs, le logiciel de planification devra probablement être mis à jour pour prendre en compte ce changement.

Caractéristiques

Bien que les logiciels de planification des horaires des employés n'améliorent pas nécessairement les pratiques commerciales à eux seuls, ils automatisent les tâches administratives généralement fastidieuses. Ils peuvent également avoir des effets positifs indirects sur l'entreprise, notamment sur l'engagement et la fidélisation des employés , ainsi que sur la réduction des coûts de main-d'œuvre. En fournissant à la direction une grande quantité de données, ce logiciel peut l'aider à prendre des décisions et à créer automatiquement un planning de travail qui respecte autant de contraintes que possible . De plus, ce logiciel peut faire partie d'un progiciel de gestion intégré (PGI) ou d'un autre système de gestion des ressources humaines .

Les fonctionnalités varient selon l'éditeur du logiciel, mais voici quelques fonctionnalités typiques :

Diagramme de Gantt ou vue calendrier du planning
Approuver les demandes de congés des employés
Réduire la main-d’œuvre improductive due à une surcharge de travail
Utiliser les prévisions météorologiques pour prévoir les besoins en personnel
planification des jours de congé
Autoriser les employés à échanger leurs horaires.
Modèles pour le déploiement des plans de travail à moyen terme
Interface avec les logiciels de paie et/ou de comptabilité de gestion
Capacité à identifier facilement les quarts de travail non attribués.
Possibilité de créer des rapports pour la facturation et la paie.
Gérer la tâche d' automatisation et de collecte de données .
Analyse du lieu de travail
intégration d'applications mobiles
Agents d'interface

Tendances futures

Avec la complexification croissante du monde du travail moderne, il est probable que la planification des horaires doive être plus flexible afin de mieux répondre aux préférences individuelles. L'intelligence artificielle devrait également jouer un rôle plus important dans les logiciels de planification, réduisant ainsi la nécessité d'une supervision de la part de la direction pour corriger les problèmes.